Datenschutzerklärung des MTV 1846 e.V. Ludwigsburg

Präambel

Der MTV 1846 e.V. Ludwigsburg verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gilt die nachfolgende Datenschutzerklärung.

§ 1 Allgemeines

Der MTV Ludwigsburg verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, TeilnehmerInnen am Sport-, Reha- und Kursbetrieb, Angemeldete im Kindergarten, ÜbungsleiterInnen und MitarbeiterInnen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen wird die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, beachtet.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten

  1. Der MTV Ludwigsburg verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. 
  2. Der MTV Ludwigsburg verarbeitet insbesondere die folgenden Daten: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. 
  3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. 
  4. Der Abschluss bzw. die Durchführung des Mitgliedsantrages ist ohne die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht möglich.


§ 3 Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unseren Verein geltend gemacht werden können. Zudem speichern wir personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweise- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu 10 Jahren.

§ 4 Rechte der betroffenen Personen

  1. das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  2. das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, 
  3. das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, 
  4. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, 
  5. das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, 
  6. das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, 
  7. das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO, 
  8. das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

§ 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im MTV 1846 e.V. Ludwigsburg

Gesamtverantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Datenschutzbeauftragten zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. 
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Hierzu wird eine entsprechende Erklärung unterzeichnet.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im MTV Ludwigsburg in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten benannt. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand stellt sicher, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig wurde ein interner Datenschutzbeauftragter benannt. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. 
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang. 
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der MitarbeiterInnen und teilweise auch der AbteilungsleiterInnen und ÜbungsleiterInnen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 10 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail hat der MTV Ludwigsburg einen vereinseigenen E-Mail-Account eingerichtet, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich verwendet wird. 
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, werden die E-Mail-Adressen im „Bcc“ versendet.

§ 11 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der MTV Ludwigsburg unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden. 
  2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. 
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar. 
  4. Durch den Besuch der Website des Anbieters können Informationen über den Zugriff (Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite) auf dem Server gespeichert werden. Diese Daten gehören nicht zu den personenbezogenen Daten, sondern sind anonymisiert. Sie werden ausschließlich zu statistischen Zwecken ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet nicht statt. Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen und nicht lückenlos vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden kann. Die Verwendung der Kontaktdaten des Impressums zur gewerblichen Werbung ist ausdrücklich nicht erwünscht, es sei denn der Anbieter hatte zuvor seine schriftliche Einwilligung erteilt oder es besteht bereits eine Geschäftsbeziehung. Der Anbieter und alle auf dieser Website genannten Personen widersprechen hiermit jeder kommerziellen Verwendung und Weitergabe ihrer Daten. 
  5. Personenbezogene Daten sind Informationen, die dazu genutzt werden können, die Identität zu erfahren. Darunter fallen Informationen wie richtiger Name, Adresse, Postanschrift, Telefonnummer. Informationen, die nicht direkt mit der wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden (wie zum Beispiel favorisierte Webseiten oder Anzahl der Nutzer einer Site) fallen nicht darunter. In Verbindung mit dem Zugriff auf unsere Seiten werden serverseitig Daten (zum Beispiel IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und betrachtete Seiten) gespeichert. Es findet keine personenbezogene Verwertung statt. Die statistische Auswertung anonymisierter Datensätze bleibt vorbehalten. Wir nutzen die persönlichen Daten zu Zwecken der technischen Administration der Webseiten und zur Kundenverwaltung nur im jeweils dafür erforderlichen Umfang. Darüber hinaus werden persönliche Daten nur dann gespeichert, wenn diese freiwillig angegeben werden.
  6. Wir verwenden personenbezogene Informationen nur für diese Webseite. Wir geben die Informationen nicht ohne ausdrückliches Einverständnis an Dritte weiter. Sollten im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung Daten an Dienstleister weitergegeben werden, so sind diese an das Bundesdatenschutzgesetz BDSG, andere gesetzliche Vorschriften und an diese Privacy Policy gebunden. Erhebungen beziehungsweise Übermittlungen persönlicher Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften.
  7. Wir setzen Cookies - kleine Dateien mit Konfigurationsinformationen - ein, um den Besuch unserer Webseiten attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Webserver an Ihren Webbrowser gesandt und auf Ihrem Computer gespeichert werden. Wir verwenden Cookies nur zu dem Zweck, Informationen über die Nutzung unseres Webangebotes zu erhalten sowie zu statistischen Zwecken. Im Übrigen enthalten die von uns verwendeten Cookies keine personenbezogenen Daten. Eine Zusammenführung mit etwaigen von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erfolgt nicht. In der Grundeinstellung akzeptieren die meisten Browser Cookies automatisch. Allerdings können Sie die Einstellungen verändern und das Speichern von Cookies auf Ihrer Festplatte verhindern. Für eine Anleitung schauen Sie bitte in der Hilfe oder dem Benutzerhandbuch ihres Browsers unter dem Stichwort „Cookie“ nach. Wenn Sie uns personenbezogene Daten überlassen haben, können Sie diese jederzeit im Benutzerprofil wieder ändern und löschen. Für eine vollständige Löschung des Accounts bitte an den Webmaster wenden. Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Beiträge in Foren, Kommentaren, Terminankündigungen und Artikeln bleiben allerdings unter Umständen erhalten. 
  8. Unser Online-Angebot enthält Links zu anderen Websites. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass deren Betreiber die Datenschutzbestimmungen einhalten.

§ 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder
-weitergabe ist untersagt.

§ 13 Kontaktdaten

MTV 1846 e.V. Ludwigsburg, Bebenhäuser Str. 41, 71638 Ludwigsburg, gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, Prof. Dr. Matthias Knecht, Franz Weckesser und Claus Jarmer; E-Mail: info(at)mtv-ludwigsburg.de

Datenschutzbeauftragter:
MTV 1846 e.V. Ludwigsburg, Martina Hofmann, Bebenhäuser Str. 41, 71638 Ludwigsburg; E-Mail: datenschutz(at)mtv-ludwigsburg.de


Die Die Datenschutzerklärung des MTV Ludwigsburg, das Merkblatt zu den Informationspflichten sowie die Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten finden Sie unter Downloads.

 
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